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民泊というと、「掃除が大変そう」というイメージを持つ方が多いと思います。

もちろん、部屋をきれいな状態に保つことは大切です。

特に私たちが運営をサポートしている札幌、千歳、旭川、富良野などのエリアは、観光客の増減が激しく、シーズンの繁忙期には毎日のようにチェックイン・アウトが発生します。

でも、実際に運営を始めてみると、一番頭を使うのは掃除そのものではありません。

「いつ、誰が、どの部屋を掃除するのか。」

この清掃スケジュールの管理です。

私は住宅宿泊管理業として複数の物件を管理していますが、予約が増えるほど難しくなるのは掃除ではなく、このスケジュール調整でした。

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清掃は「予約が入ったら行く」では回りません

例えば、1件だけ運営している場合。

10時にチェックアウト。

15時にチェックイン。

この5時間で清掃を終えれば問題ありません。

ところが、複数の物件を運営すると話は変わります。

同じ日に3件のチェックアウトが重なったり、急に当日予約が入ったり、連泊が入って清掃が不要になったり。

民泊の予約は毎日変わります。

そのたびに清掃会社さんへ連絡して、スケジュールを組み直す必要があります。

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LINEだけでは限界がありました

運営を始めた頃は、

「〇月〇日にお願いします。」

「予約が入りました。」

そんなやり取りをLINEでしていました。

物件が少ないうちは問題ありません。

ただ、管理する部屋が増えると、

「この物件は伝えたかな？」

「キャンセルの連絡を忘れていないかな？」

そんな不安が出てきます。

一つの伝達ミスが、そのままゲスト満足度に影響するのが民泊です。

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Make＋Google Chatで清掃通知を自動化

そこで導入したのが、Make＋Google Chatを使った自動化です。

現在は、予約が入ると自動で清掃スケジュールが作成され、Google Chatへ通知が届く仕組みにしています（手動でグーグルカレンダーに入力して飛ばすこともできます）。

例えば、

• 新しい予約が入った
• 前日に清掃予定を通知
• キャンセルがあれば自動で反映

といった流れを、人の手を介さずに管理しています。

毎回カレンダーを確認したり、清掃会社さんへ個別に連絡したりする回数は大きく減りました。

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自動化しても、人の仕事はなくなりません

Makeを導入した理由は、人を減らすためではありません。

清掃会社さんへの連絡漏れや伝達ミスを減らし、お互いが安心して仕事ができるようにしたかったからです。

私は以前、手術室で看護師として働いていました。

手術室では、看護助手さんがゴミの回収や物品補充、ベッドや手術室の準備をしてくれていました。おかげでスムーズにオペを回すことができていました。

その仕事があるからこそ、私たち看護師はオペ・患者さんに集中できます。

誰か一人が頑張るのではなく、それぞれが自分の役割を果たすことで、チームとして安全な医療が成り立っていました。

民泊運営も同じだと感じています。

清掃会社さんがいて、リネン業者さんがいて、修理業者さんがいて、オーナーさんがいる。

管理会社の仕事は、誰かに負担を押し付けることではありません。

それぞれが仕事をしやすいように、情報を整理し、連携しやすい環境を作ることだと思っています。

だからPIRIKA BASEでは、MakeやBeds24を使って情報共有を仕組み化しています。

この仕組みがあるからこそ、私たちは札幌・千歳・恵庭・北広島といった道央圏から、旭川・富良野・美瑛といった道北エリアまで、距離の離れた複数の物件でも、ミスなく高品質な管理をご提供できています。

自動化しているのは、人を減らすためではなく、人が本来の仕事に集中できる時間を増やすためです。

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私が「仕組み」を大切にする理由

私は「人はミスをするもの」だと思っています。

だからこそ、「ミスをしない人」を求めるのではなく、ミスが起きにくい仕組みを作ることが大切だと考えています。

この考え方は、看護師になってから身についたものではありません。

小学生の頃、地元・北海道千歳市で配られていた『ちゃんと』という地域情報誌で、市内の企業が紹介されている記事を読みました。

千歳市内で働く大人たちの姿を紹介するコーナーだったと思いますが、今でも忘れられない一文があります。

「ミスが起こるのは、人のせいではなく、仕組みのせい。」

子どもながらに、とても衝撃を受けました。

当時は意味を十分に理解していたわけではありません。

でも、看護師として手術室で働き、そして民泊運営を始めた今、その言葉を何度も思い出します。

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まとめ

民泊清掃というと、どうしても「掃除」の部分に目が向きがちです。 でも、実際の運営では、

• 予約情報を確認する
• 清掃日を調整する
• 清掃会社さんへ正確に共有する
• 清掃完了を確認する

この流れが止まらない仕組みを作ることが欠かせません。

予約が1件、2件のうちは手作業でも回ります。 しかし、管理する物件が増えるほど、「人が頑張る運営」には限界がきます。 だからこそ、できるだけ早い段階でシステムを使った「仕組み化」を考えることをおすすめしています。

「自分一人で清掃スケジュールや、遠方の物件を管理しきれるか不安になってきた……」というオーナー様へ。

PIRIKA BASEでは、札幌・千歳・恵庭・北広島といった道央エリアから、旭川・富良野・美瑛・上富良野といった道北エリアまで、システムを活用したスマートな民泊運営代行・共同運営を行っています。

清掃会社さんや関係するメンバー全員が、迷わず、安心して最高のパフォーマンスを発揮できる「仕組み」をご提供します。

北海道での民泊開業・運営管理のご相談は、ぜひお気軽にPIRIKA BASEまでお問い合わせください！